房产管理者进阶修炼:你的这些操作可能正在泄漏你的信息

上海梵讯   /   发布时间:2018-03-27

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你好,这里是梵讯大学,房产精益管理,让管理更简单。

我是钟邵,和你一起成长。

今天我要给你分享的是一个专题,也是所有房产从业者最最关心的一个问题,那就是系统安全!如果问房产中介公司什么最重要,那当然是信息资源了,但是据我了解!

很多房产公司的管理者,因为对系统的使用不当,可能存在泄漏资源的风险,或者因为没有充分发挥系统的作用,对于信息的安全有意识,但是没有作为。今天,这个专题就要给你讲讲房产系统的安全操作和防御措施!

第一点,作为房产公司的管理者,首先要明确的就是梵讯系统是一款专业的房产中介管理软件,系统的话是绝对安全可靠,数据存在本地,只有你们内部的员工才可以共享你的资源,所以系统管理员的角色重要性就不言而喻了,因为在梵讯房屋管理系统中,系统管理员的账号拥有最高权限,他可以拥有软件允许的所有添加删除修改的权限,所以一定要保管好系统管理员的账号密码。

另外我发现有一小部分的公司管理员,他们觉得公司内部的员工都可以信任,都是自己人,所以存在几个人共用一个账号的情况,这个是不建议的行为。你可以通过添加员工设置角色来保障信息的安全。

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第三点就是我们之前课程中有介绍过的,通过设置房源分类和再配合不同的权限来保障信息安全。比如说网络上的资源,我们可以设置为公盘,上门登记或者其他渠道开发的房源,我们可以设置为私盘!优质的房源,可以设置为特盘,设置为锁盘。再通过权限设置中的设置,不同的角色不同的查看和修改的权限,这样才能做到更好的信息保密。

我们到软件里面来看一下,打开梵讯房管理系统的房源列表里面,在这个状态里面有这么多种状态,一般来讲是根据房源所处的不同的阶段来进行分类,那鼠标右键的时候我们还可以看到有一列叫做房源的性质,包括公盘,私盘,锁盘,特盘,这个是房源的状态和分类!

那么另一个就是房源和客源操作的一些权限,比如说查看的权限,修改的权限,通过对房源的分类和权限设置来保障信息安全,这是很重要的一步。第四个就是要求员工查看电话的时候必须填写跟进,否则的话它关不掉,那么这个通过怎么权限来设置?

【系统设置】--【权限设置】里面有一个基本信息,其他信息里面有一个查看电话无需跟进,当你把这个东西给去掉的时候,那么当员工去查看这个电话号码的时候就必须跟进了,即使他强制退出系统的话,它也会自动生成一个异常的跟进记录,这样你就知道究竟有谁去看了这个房东的电话号码,如果说万一泄露了,咱们也可以有据可查。

并且当他强制删除的时候生成异常跟进,如果一次当然是正常的,如果反复那肯定就是不正常的,这也是其中一种方案。那另外一个第五个就是限制员工登录机器,为了方便大家移动办公,在默认状态下:梵讯系统跟QQ一样,只要有软件有账号就可以登陆,所以,员工是可以在家里或者其他电脑上登录系统的。

因此如果你有这个需求,可以通过权限来限制员工必须在公司的电脑上登陆,这也是保障信息安全的重要步骤!具体操作方法,第一步我们找到【权限设置】,首先要选择【角色】,你需要设置的是哪一类人,然后高级设置里面有个不限制登录机器,当我们把这个去掉的时候点击保存!就给员工设置好了一个权限,这是第一步。

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第二步你告诉这个系统哪些是你允许登录的机器,那么这就涉及到一个步骤认证机器了,认证机器就是告诉系统哪些你是允许它登陆的机器!操作方法第一种:【系统设置】--【认证机器】!当系统管理员的账号登录每一台电脑都可以通过这个操作来认证机器,这里建议,我们把这个备注信息给填写上,因为你这里记录的都是机器码,MAC地址,ip地址等等,你很难分辨,所以最好是有备注信息,比如说这个备注信息叫做会议室,然后点击认证那这台机器就已经认证成功了,这是第一种认证机器的方案!

点击每一台电脑,登录系统管理员的账号,点击【系统设置】--【认证机器】,然后点击认证!第二种方案就是当我们设置好了权限,刚才我们设置了普通员工不允许在公司没有认证过的机器登陆,那么他们登陆的时候会提示他是不是申请,所以如果说员工在没有认证过的电脑上登陆的时候,会发送一个验证申请到系统管理员的电脑上,在这个位置我们有一个认证机器,然后把他们的申请过来的机器认证完了,那么之后的话我们就只能在认证过的机器登录了,这是另外一种方案。

再一个第六个,限制员工的查看数量,在【系统设置】--【权限设置】里面有一个其他信息。在讲权限的时候其实我们也有提到过,这里再次从专题角度给大家讲一下,保障员工查看信息的安全,如果说你根据员工的查看数量,每天查看10个,20个,30个,40个甚至都是正常的,但是如果说他一天查看100多个房东号码,那显然是不正常的,可能存在泄露房源信息的危险!

那在这里可以设置:允许查看电话的数量,记住当我们不勾选的时候表示一套都不允许查看,点击勾选并且数量限制为0条的时候表示不限制查看量!当我们点击勾选!允许查看电话数量,并且设置条数的时候才表示设置好了限制查看的条数,当然在这个基础上我们可以进一步设置,其中50条里面有多少条可以在手机端查看?意思就是当你员工在手机上查看总数不能超过50条,没错,但是手机上也不能超过20条,他们是有一个层级的关系,通过这种方式的话也能够有效的规避房源泄露的风险。

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再一个第七个就是自动记录员工查看电话的记录,在我们之前课程中应该有讲到过两次具体怎么操作,【系统设置】--【公司设置】--【自动记录员工看电话的记录】把它勾选上点击确认,那在业务管理的时候有一个跟进管理,并且可以有一个单独的看电话的记录,点击看电话,那么无论是员工在手机上还是电脑上查看,电话的记录都会记录下来。

这样我们也能够知道,即使房源万一泄露了,我们也能够了解到究竟是谁看了这个房源,然后有哪些是有嫌疑的,这是我们今天讲到的主要的房源安全专题里面的一些可能存在的风险,以及防范的措施!

我再给大家总结一下。第一个房源性质的分类和权限的配置,第二个查看电话必须跟进,第三个限制员工查看电话的记录,第四个自动记录员工看电话的记录,然后再后面一个就是限制登录机器,限制员工只能在公司的电脑上登陆!这就是关于我们房原信息的安全的一些措施。

那今天的课程就讲到这里,希望对你有所帮助。

梵讯大学房产精益管理,让管理更简单,期待你的进步。

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以上。

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